Quantas vezes você fez um plano com horários programados para tarefas que avançam e se estendem por mais tempo indefinidamente? ‘Às 5:20’ torna-se ‘Às 5:40’ e, antes que perceba, você perde tarefas à medida que sua lista de “faça amanhã” cresce novamente como no dia anterior.
Se você está lendo isto, é provável que esteja procurando maneiras inovadoras de melhorar a produtividade e a eficiência em seu trabalho com produtos que tenham Garantia Vitalicia. Todos nós já ouvimos o conselho “Desligue todas as distrações” e, embora isso seja verdade e seja uma ferramenta eficaz, não é o Santo Graal para dominar a produtividade. Em vez disso, uma das maiores habilidades que podemos aprender é o planejamento ativo.
O melhor plano é o plano ativo
Como disse Dwight D. Eisenhower:
“Planos não valem nada, mas planejamento é tudo.”
O que esta citação significa? À primeira vista, isso parece contraditório. Mas, após uma inspeção mais detalhada, a ideia-chave a compreender é a diferença entre a forma substantiva de “um plano” e sua forma verbal de “planejamento”. Fazer planos para as próximas semanas a cada minuto é irreal e inútil. Pode muito bem acontecer que o tempo que você reserva para um trabalho intenso seja o tempo em que você se sentir sem energia. Da mesma forma, você pode alocar um tempo de relaxamento para as 16h às 17h, mas ainda assim terá uma explosão de energia quando chegar a hora.
As coisas mudam. Nossos dias são teias complexas de resultados possíveis:
A entrega das compras chegou mais cedo, terei que fazer uma pausa de 10 minutos no estudo.
Há um acordo por tempo limitado para a camisa que eu olhei ontem, é melhor comprar agora rápido.
Michael está doente hoje, teremos que discutir o plano de negócios de verão outro dia.
A vida contém uma série de distúrbios imprevisíveis. Ele age como a natureza e, ao fazer planos ou prever o que vai acontecer, você está essencialmente tentando forçar a natureza, o que é tão útil quanto tentar ver seus próprios olhos.
No entanto, muita coisa muda quando consideramos o planejamento ativo, isto é, o processo de fazer planos e, ao mesmo tempo, ajustá-los de acordo com as novas circunstâncias. Em suma, pode-se chamar de “planejamento conforme você avança”.
Seja amigo do seu cérebro
Uma pesquisa da National Science Foundation descobriu que uma pessoa média tem cerca de 12.000 a 60.000 pensamentos todos os dias. Depois de aprender alguma coisa, nosso cérebro logo se enche de outras informações, especialmente na era moderna das distrações. A revisão para os exames é uma ótima analogia: quanto mais você revisita algo, mais sólido ele se torna em seu cérebro.
A mesma lógica se aplica ao fazer planos. Não é de se admirar que as pessoas não consigam se lembrar da metade de seu plano matinal até o meio da tarde, se presumirem que rabiscar pensamentos por 10 minutos irá distribuir perfeitamente o resto do dia para elas.
Nossos planos são cronológicos e coerentes, nossos cérebros não. Se você estabelecer um plano prevendo em detalhes o que fará, você falhará. Mas se você planeja de acordo com as circunstâncias em constante mudança no momento presente, você sempre vence.
Você não está sozinho se se sente insatisfeito e insatisfeito depois de passar 10 minutos criando um plano para sua próxima redação. Esperar manifestar uma abundância de ideias maravilhosas em um pequeno intervalo de tempo forçado é como tentar esvaziar o Oceano Pacífico com uma peneira. Mas se você absorver totalmente as ideias e implementá-las conforme elas surgem, você estará em concordância com a estrutura e a funcionalidade do seu cérebro.
O poder da mentalidade orientada para a solução
Se você aprender a planejar dessa forma flexível, também descobrirá que se tornará melhor em lidar com situações que não saem de acordo com o planejado. Essa habilidade é freqüentemente referida como tendo uma mentalidade voltada para a solução, em vez de voltada para o problema.
Essa mentalidade é uma virada de jogo para as situações da vida cotidiana. Você não declara problemas, você propõe perguntas para resolvê-los. Para dar um dos muitos exemplos, na minha vida como músico, é transformar pensamentos como ‘Não podemos tocar música na chuva, os lençóis vão ficar molhados’ em um formato de perguntas e respostas: ‘Como podemos tocar na chuva? Vamos colocar as folhas em um arquivo de carteira de plástico. ‘
Pratique esta habilidade o suficiente e você navegará sem esforço durante o dia, derrubando quaisquer obstáculos em seu caminho.
Dominando o planejamento ativo
Então, quais são algumas das técnicas que você pode aplicar para aprender esse hack revolucionário para sua vida profissional?
Tomando notas de suas notas
É uma técnica que uso desde que comecei a faculdade. O valor dessa técnica é facilmente compreendido com uma pergunta: quantas vezes você olhou para trás em suas anotações de alguns dias atrás e ficou confuso? Entender exatamente o que você entendeu ontem é mais difícil do que parece. Se isso fosse possível, todos os alunos seriam aprovados em todos os exames com 100%.
Escrever é apenas uma tentativa de materializar os pensamentos que estão ocorrendo em seu cérebro naquele momento. À medida que nosso cérebro fica ocupado em outro lugar ao longo do dia, nossa compreensão de tais pensamentos torna-se mais fraca.
Ao usar esse método, descobri que as seguintes abordagens são úteis:
Escrevendo em uma cor diferente
Se estiver em um PC, escrevendo em itálico
Desta forma, você pode distinguir facilmente a nota original de sua nova anotação dela.
Mas o bloco de construção mais importante para fazer essas anotações revisadas é a maneira e o tempo em que você escreve. Ao fazer anotações em uma nota, eu me torno o observador dessa nota. Assim como um professor faz comentários sobre o trabalho das crianças, seu novo cérebro hoje se torna o professor.
Embora esse método geralmente funcione melhor por períodos prolongados. pode ser aplicado em uma instância, para fortalecer a credibilidade de suas notas, tornando-as mais fáceis de entender quando se trata de revisá-las.
O texto em azul demonstra a técnica das notas de notas. É aqui que há uma mudança de voz, separada por travessões. Dessa forma, você permite que quaisquer pensamentos que você tenha fluam para o papel. Uma conversa é criada entre a mente analítica rígida e a mente observadora.
As anotações estendidas podem ter sido adicionadas segundos após as notas originais ou em uma sessão de anotações totalmente diferente. Não os force – sua mente criativa fará o trabalho como e quando quiser.
Não limite seus recursos
Para maximizar o planejamento ativo, em um cenário de redação, digamos, sempre abro pelo menos um arquivo de texto em branco para anotar as ideias à medida que chegam até mim. Quando descubro as idéias-chave que desejo expandir, anoto-as como subtítulos e, quando surge um pensamento sobre essas idéias, escrevo-o sob o subtítulo relevante, quando me vem à mente. Muitas pessoas acreditam, inconscientemente, que os ensaios devem ser concluídos em uma ordem estrita de início e fim. Não limite seu cérebro espetacular só porque essa ideia “ainda não é relevante”.
Essa técnica se torna ainda mais benéfica quando se trata de revisão para exames. Não tenha medo de usar muitos documentos – quanto mais, melhor! Se você se preocupa com o meio ambiente, os quadros brancos e os laptops são o melhor. Ter todos os detalhes que você precisa lembrar em uma folha não significa necessariamente que cada um deles esteja fixo em seu cérebro. Reescrever uma de suas folhas de revisão é como uma superextensão da técnica de notas de notas. Você não só descobrirá que reformulou ideias (o que é ótimo para consolidar uma memória), mas também descobrirá novas realizações e desenvolvimentos de ideias.
Não releia, reescreva
Todos nós conhecemos aquela sensação de ambigüidade ao tentar ler notas da semana passada. Às vezes, você olha fixamente como se estivesse lendo antigos pergaminhos chineses. Mas quando você reescreve algo, é forçado a pensar.
Um estudo de 2006 demonstrou os efeitos da releitura versus reescrita com dois grupos de alunos. Cada um deles recebeu uma passagem idêntica de informações para aprender. O primeiro grupo foi instruído a reler as informações no total quatro vezes, cada vez em uma sessão de estudo alocada. O segundo grupo também tinha quatro slots separados para estudar as informações, mas com uma diferença vital: eles só podiam ler as informações uma vez na primeira sessão – para as três sessões seguintes, os alunos foram convidados a escrever tudo o que pudessem lembre-se sem ver as informações.
Ambos os grupos receberam a mesma quantidade total de tempo em seus períodos de estudo. Os resultados mostraram que o 2º grupo superou o desempenho do 1º grupo em 20%. Por mais espantoso que possa parecer, realmente demonstra o poder da escrita.
Na mesma categoria de releitura vem o sublinhado e o realce, então, em vez de entulhar seu papel com asteriscos e lavá-lo com tinta fluorescente, talvez seja melhor jogá-lo no lixo e reescrevê-lo.
Comece do zero
Uma mente cheia de conhecimento não tem espaço para novas idéias. A mente de um iniciante está vazia e ansiosa para aprender.
Como Shunryū Suzuki disse em seu livro Zen Mind, Beginner’s Mind:
“Se a sua mente está vazia, está sempre pronta para qualquer coisa, está aberta para tudo. Na mente do iniciante, existem muitas possibilidades, mas na mente do especialista, existem poucas. ”
Cada vez que você revisita um assunto, limpe sua mente e adote a mentalidade de um iniciante. Ao fazer isso, você expandirá seu senso de admiração, o que levará a mais perguntas sendo feitas, perguntas respondidas e, portanto, mais descobertas sendo feitas.
Você pode perceber que este conceito compartilha semelhanças com muitas das técnicas de planejamento ativo discutidas. A releitura é uma obra de arte do passado, a reescrita é um novo começo. Jogar notas fora e começar em uma página em branco é como uma redefinição de fábrica para o seu cérebro. ‘Ativo’ implica estar no agora, um dos maiores objetivos da filosofia Zen.
Depois de explicar o planejamento ativo em um nível psicológico e filosófico, as falhas do planejamento convencional são expostas. Planejar intensa e rigorosamente só estagnará sua motivação quando as coisas mudarem. Mas se você aprender a planejar ativamente, irá abraçar a mudança e agir de acordo com ela, impulsionando-o para a frente mais do que nunca.